#Article 3 : Gérer son temps (partie 2) différentes méthodes de planification.

Protéger sa période « productive »

Il est conseillé d’exploiter à fond sa période « productive » et veiller à son intégrité.

Malheureusement, on ne le fait pas toujours car distrait par un appel, une notification, …!

N’acceptez aucune tâche connexe pendant votre période de productivité. On vient vous solliciter pour une relecture, un avis ,… prenez RDV pour plus tard. Vous n’en serez que plus efficace sur le suivi de cette demande précise. Faites le test 😉 Si une personne vient vous voir et interrompt le fil de vos pensées, dites-lui que vous l’aiderez, mais plus tard. Fixez un RDV, vous verrez qu’à coup sûr, elle repartira satisfaite. Ce que vous y gagnez ? Vous aurez minimisé l’interruption au moment le plus stratégique de votre journée.

Autre idée est de vous isoler pendant cette période dite « productive ».

Fermez votre porte, si l’espace de travail ouvert est une belle idée en soi, on a parfois besoin de calme pour réfléchir. Si vous travaillez dans un box, essayez de temps en temps de trouver un bureau inoccupé. Voire une salle de conférence non utilisée à l’autre bout du bâtiment. Isolez-vous, éteignez ou déviez votre téléphone et concentrez-vous sur les 20% des tâches.

Communiquer ses disponibilités

JE connais une équipe qui a mis en place un système de communication interne de ses disponibilités à être interrompu.

 Un morceau de velcro a été placé à l’extérieur du box de chaque employé. Chacun pouvait à tout moment fixer le carré de couleur indiquant sa disponibilité. Il y en avait un rouge, un vert ou un jaune. Si un carré vert était placé à l’extérieur du box, cela signifiait que la personne était disponible. Elle pouvait recevoir des collègues et interrompre son travail sans que cela ne soit gênant. Un carré jaune indiquait qu’il fallait faire attention. La personne ne traitait pas forcément une urgence, mais mieux valait être prudent avant de s’aventurer dans son box. Il fallait que le motif de l’interruption soit très sérieux, ou que son supérieur ait quelque chose d’important à lui demander. Voilà pour le jaune. Occasionnellement, le personnel pouvait accrocher un carré rouge. Cela signifiait : attention, danger ! J’ai un délai serré à respecter et je ne tolèrerai d’être dérangé qu’en cas d’extrême urgence. Sinon, passez votre chemin. Tout le monde a appris à utiliser ces codes pour que les autres sachent à quoi s’en tenir et comment agir. Même si vous ne vous sentez pas concerné, cet exemple est très instructif.

Ce rituel doit être quotidien. Commencez à réfléchir au moyen d’exploiter au mieux votre période de productivité et votre temps en vous concentrant sur les 20 %. N’oubliez pas de limiter les sources de distraction et surtout, veillez à communiquer vos disponibilités à l’ensemble de vos collègues / collaborateurs.

En réunissant ces trois conditions, vous parviendrez à décupler votre productivité et atteindrez de nouveaux sommets, car vous aurez appris à gérer votre temps.