#Article 4 : Combien de temps conserver ses documents ?

Dans la boîte aux lettres, dans nos boîtes mails, … On reçoit différents courriers tous les jours.
Certains peuvent filer directement dans la corbeille, d’autres doivent être conserver notamment pour être utilisé comme preuve, ….

Conserver, … mais combien de temps ? La durée de conservation et son format varie selon le type de document. Une fois le délai passé, la loi considère qu’il y a prescription.

Saviez-vous qu’une facture reçue par mail ou application ZOOMIT, même imprimée, doit être conservée sur CD ou clés USB (format électronique), durant les 7 années qui suivent l’exercice comptable ?

Nous vous communiquons ci-dessous un classement des documents selon la durée pendant laquelle il convient de les conserver. Cependant, il est à noter qu’en cas de litige, ces durées basées sur l’usage et la législation sont suspendues.

1 mois :

  • Tickets de caisse pour les achats de petits montants.
    vous ne pouvez généralement échanger ou vous faire rembourser un article que si vous disposez du ticket de caisse. Les mêmes dispositions s’appliquent en cas de casse ou de vol.
  • Convocation électorale.

6 mois :

  • Notes d’hôtel, de restaurant et preuves de paiement (sauf ceux prix en compte pour la TVA = 7 ans).

1 an :

  • Lettre de licenciement ou de démission (à compter de la fin du préavis).
  • Relevé annuel de l’assurance groupe (jusqu’ au prochain relevé).
  • Factures de transport.

2 ans :

  • Factures soins de santés (médecins, kinés, pharmaciens, dentistes, etc.).
    Délais à prendre en compte à partir de la fin du mois où les soins ont été donnés.
  • Factures d’agence de voyage.
  • Factures d’achats et/ou cartes de garantie des appareils d’électroménager, d’ameublement, etc. La garantie légale est de 2 ans minimum.

3 ans :

  • Contrats et preuves du paiement des primes d’assurances autres que les assurances vie (incendie, RC familiale, RC auto) : à compter de l’expiration de la police.
  • Copie de la lettre de résiliation d’un contrat d’assurance.

5 ans :

  • Preuves du paiement des allocations familiales, des rentes alimentaires, des allocations de chômage, du pécule de vacances, des indemnités éventuelles.
  • Documents relatifs à la location : contrat de bail, état des lieux, preuves du paiement de la garantie locative et des loyers, copie de la lettre de renon avec accusé de réception… : 5 ans après la fin de la location.
  • Factures et preuves de paiement : gaz, eau, électricité, téléphone et gsm, internet, télédistribution.
  • Extraits de comptes et documents bancaires. Plus longtemps si les extraits de compte vous permettent de prouver le remboursement d’une dette étalée sur une plus longue période (voir ” 10 ans “).
  • Frais et honoraires de notaires et avocats.

7 ans :

Pour le SPF:

  • Copie de la déclaration fiscale.
  • Justificatifs des frais que vous avez déduits.
  • Tous les documents relatifs à des revenus imposables (professionnels, mobiliers, immobiliers…).
  • Avertissement-extrait de rôle + preuves de paiement de tous les impôts et taxes.

Pour la TVA :

  • Livres comptables, factures et autres pièces concernant votre activité.

10 ans :

  • Contrats d’emprunt et preuves de remboursement (10 ans à compter de la dernière mensualité).
  • Documents relatifs à des travaux de construction/rénovation : contrats avec un architecte ou un entrepreneur, factures, etc. : 10 ans à partir de la réception définitive des travaux (garantie décennale).
  • Documents relatifs à la gestion de la copropriété (PV des assemblées générales, correspondance avec le syndic…).
  • Acte de prêt hypothécaire et preuve de remboursement.
  • Bordereau d’achat et de vente de titres (délais en cours une fois la vente effectuée)
  • Dossier complet de sinistre (10 ans après la fin de l’indemnisation et plus longtemps si des séquelles médicales sont possibles).
  • Preuve de perception de revenus non imposables. 6

À vie :

  • Diplômes et titres professionnels.
  • Dossier médical : carnet de santé, carte de groupe sanguin, carnet de vaccination, résultat d’analyses et d’examens, radios.
  • Permis de conduire.
  • Actes de naissance, reconnaissance…
  • Documents relatifs au mariage, à la cohabitation, à l’union libre : contrat de mariage, carnet de mariage, jugement définitif de divorce, déclaration de (fin de) cohabitation légale, contrat de vie commune…
  • Actes notariés.
  • Actes de donation (pour éviter les querelles entre héritiers et les soupçons du fisc).
  • Testaments et autres, documents relatifs aux successions.

Divers :

  • Fiches annuelles de rémunération fournies par votre employeur : jusqu’à votre pension.
  • Contrat d’assurance vie/décès : jusqu’à attribution aux bénéficiaires.
  • Achat d’un terrain ou d’un immeuble, acte de base de copropriété : aussi longtemps que vous restez propriétaire du bien.
  • Facture d’achat et papiers d’un véhicule (certificat d’immatriculation, certificat de conformité) : tant que vous êtes propriétaire.