#Article 6 : Comment organiser ses dossiers numériques

Mais où est ce foutu document X ? Haaa, je ne retrouve pas la liste Y ? Je ne l’ai pas rêvé pourtant ?
Vous perdez un temps fou à rechercher vos documents sur votre disque dur ?
Quelle perte de productivité ! Ourthe Assistance à la rescousse 😉 avec cet article, vous allez gagner en efficacité, …

Le classement des dossiers numérique fait partie des bases des assistants freelances chez Ourthe Assistance

Un « PaperLess » pas si facile malgré toute la technologie

Hé oui, les outils technologiques ne savent pas tout faire à notre place.

On a déjà entendu :

“pas grave je tape le nom de ce que je recherche dans la barre de recherche et je retrouve mon dossier. Oui, ok, … et si tu ne l’as pas bien nommé ? Pourquoi ne pas gagner du temps dès le départ et organiser tout cela dès le départ ?”

Le quoi qu’il arrive, “on finira bien par le trouver”, n’est pas intéressant si tu veux être plus productif car organiser ses documents est aussi important qu’organiser sa journée de travail.

Parcequ’une mauvaise organisation reste une mauvaise organisation, qu’elle soit physique ou numérique.

Hé oui ! c’est prouvé, plus vous êtes désorganisé, plus il est difficile de revenir en arrière. “Je rangerais ça plus tard”, ça vous parle ?

Le classement, on connaît, c’est typiquement le genre de choses que l’on sait devoir faire, mais que l’on n’a jamais envie de faire.
Sauf comme chez Ourthe Assistance, on aime faire cela 😉

Notre méthode d’organisation numérique

Attention, le système d’organisation parfait n’existe pas.

Chaque entrepreneur est différent et ce qui fonctionne bien pour vous ne conviendra pas forcément à tout le monde.

Le but ci-dessous est donc de vous donner quelques conseils et que vous les adaptiez pour créer votre système d’organisation idéal.

Dans un bon système d’organisation, les fichiers doivent être :

  1. Facile à ranger : Le but est de pouvoir tout classer en un clin d’oeil grâce à des noms de dossiers uniques et le minimum de niveaux dans l’arborescence = rapidité = gain de temps
  2. Facile à trouver : que ce soit en cliquant sur les dossiers ou en utilisant la fonction recherche de votre ordinateur, vous voulez pouvoir trouver n’importe quoi en un temps record. C’est en nommant correctement les dossiers que vous y arriverez.
  3. Réutilisable : avoir la possibilité de réutiliser des modèles et systèmes de rangement à la demande.

Une dernière chose importante : ne vous mettez pas la pression ! Votre système n’a pas à être parfait.
Comme on aime le dire, “fait est mieux que parfait.”

Donc commencez à créer votre propre structure de rangement et améliorez-là au fur et à mesure.

Nos règles de base pour un bon système de rangement

  1. Ne pas mettre de fichiers sur le bureau
  2. Limiter la création de dossiers : Mot d’ordre = minimaliste
  3. Nommer les fichiers et dossiers de manière stratégique

Comment nommer un dossier de manière stratégique ?

C’est essentiel si l’on veut que les documents soient “Facile à trouver.” Et c’est vraiment pratique lorsqu’un collègue reprend la main sur le dossier.

Il faut faire appel à notre bon sens pour définir une procédure had-hoc car tout le monde a sa manière de penser et de chercher des dossiers. Il est donc important de songer à la façon dont on recherche ses documents, pour pouvoir les retrouver facilement plus tard.

Exemple : si vous cherchez une facture téléphonique sur votre ordinateur, vous n’allez pas simplement l’appeler “facture.pdf” ou même “facture septembre.pdf”.

Ça reste trop vague.

Chez Ourthe Assistance nous classons et nommons nos documents par dates, suivi des réponses à « Qui », « Quoi » et éventuellement « pour qui ».

Par exemple, le brouillon de cet article sur la méthode de classement, rédigé le 20/05/2020 par Laetitia pour le site.
La date : 20/05/2020 est traduite par 20200520 pour une raison de tri
Réponse à Qui = LG= Laetitia Guliver
Réponse à Quoi = article de méthode de classement numérique
Réponse à pour qui = pour le site

Nous le retrouverons donc dans notre dossiers « Communication » / Web/ site/ 20200520LG_article-méthode-classement-numérique_site

Si vos dossiers ne sont pas classés par date mais que vous voulez tout de même créer un ordre précis, nous vous proposons aussi d’indiquer simplement un numéro devant le nom de dossier.

Dossiers ou fichiers, même consigne.
Assurez-vous de leur donner un titre précis pour faciliter la recherche et comprendre tout de suite son sujet / objectif.

Dans l’article 7 on vous parle d’arborescence 😉 …