#Article 7 : Comment mettre en place une arborescence de classemen t dans ses dossiers numériques ?

Dans l’article 6, nous parlions de la manière de nommer ses documents numériques.
Ici nous abordons la question de l’organisation de ses documents bien nommés en dossiers,…

Créer une arborescence logique pour ses documents

Sur Mac ou Windows, les documents se présentent, à quelques détails près, de cette manière : Utilisateur/Documents.

Si vous utilisez votre ordinateur à la fois à des fins personnelles et professionnelles, Nous vous conseillons de commencer avec la structure suivante :

  • /Documents/Professionnel
  • /Documents/Personnel

Si vous utilisez un cloud tel que Google Drive (ou tout autre service de stockage en ligne), cela se présente de la même manière :

  • /Google Drive/Professionnel
  • /Google Drive/Personnel

Organiser ses dossiers personnels :

Maintenant que vous avez séparé votre vie perso et pro, l’arborescence de vos dossiers personnels dépend de la manière dont vous voyez les différents “compartiments” de votre vie.

Voici quelques exemples :

  • /Documents/Personnel/Santé
  • /Documents/Personnel/Maison
  • /Documents/Personnel/Finances
  • /Documents/Personnel/Social
  • /Documents/Personnel/Voyages
  • /Documents/Personnel/Famille

A vous de trouver la manière qui vous semble logique pour créer des dossiers qui correspondent aux différents aspects de votre vie personnelle.

Démarrez avec les dossiers principaux qui serviront de base à tout le reste. Vous pourrez ensuite ajouter des sous-dossiers à l’intérieur de façon à regrouper vos documents de façon logique.

Par exemple :/Personnel/Maison (dossier principal)

  • /Internet (sous-dossier)
  • /Eau
  • /Electricité
  • /Entretien
  • /Notaire

Organiser vos documents professionnels :

De la même manière que pour les documents personnels, la partie professionnelle doit répondre à une certaine logique en fonction de votre activité.

Si vous êtes dans une grosse entreprise avec un système déjà en place, vous n’aurez généralement pas la main dessus.

Si l’entreprise est plus petite, vous pouvez envisager d’organiser un brainstorming sur la meilleure manière pour tous d’organiser les dossiers et trouver les fichiers facilement.

Si vous travaillez localement avec vos propres dossiers sans passer par le serveur partagé d’une entreprise, vous avez carte blanche pour vous organiser.

Voici un exemple qui pourrait fonctionner :

  • Processus 1
  • Processus 2
  • Processus 2/Projet 1
  • Processus 2/Projet 1/ressources
  • Processus 2/Projet 1/livrables
  • Processus2/Projet 1/archives

Organisez vos sous-dossiers en fonction des types de tâches à effectuer pour un projet, ou des différents intervenants par exemple (sous-traitants, partenaires, banquier, client…).
Le mieux est peut-être de commencer sur une feuille de papier ou sur notre modèle :

Notez tous les projets sur lesquels vous travaillez et les tâches que vous effectuez au quotidien.

Cela vous aidera à regrouper logiquement les activités et créer les dossiers correspondants. Encore une fois, l’essentiel est que cela soit parfaitement logique pour vous.

Note : Si vous n’utilisez pas de service en ligne pour stocker vos documents numériques, assurez-vous de programmer une sauvegarde régulière dans votre agenda. Selon la fréquence de modification ou de création de nouveaux fichiers, vous pouvez opter pour une sauvegarde hebdomadaire ou mensuelle sur un disque dur externe.

Créer des Templates –  modèles de dossiers

Au fur et à mesure, vous allez apprivoiser votre organisation et vous rendre compte que vous utilisez souvent les mêmes dossiers et sous-dossiers.

C’est peut-être le moment de créer un dossier avec tous vos modèles de dossier dedans, pour pouvoir les copier et les coller facilement en cas de besoin.

Les avantages :

  • Vous allez gagner du temps sur la création de dossiers qui seront déjà prêts.
  • Vous gardez une cohérence dans l’ensemble de vos dossiers qui garderont la même structure.

Exemple avec le dossier client :

Chaque client nous appel pour le suivi de projets différents. Nous leurs remettons des délivrables ainsi que des rapports de prestation et des devis. Notre template de dossier de base est donc le suivant :

  •             Client :
    •                        Admin :
    •                                                Fiche ID
    •                                                Devis
    •                                                Facture
    •                                                Rapport
    •                       Projet :
    •                 Délivrables                              
    • Ressource
    •                                            À valider
    •                                            Validé
  •                            Archive :

Évidemment, le but est ensuite d’affiner tout ça au fur et à mesure pour avoir l’organisation parfaite pour vous.