#Article 8 : Classement des dossiers numériques Outils & méthode

Une fois ses documents correctement nommés (cf. article 6) et l’arborescence de classement créé (cf. article 7), il est temps de faire le tour du disque dur afin de vérifier si rien n’a été oublié.

Le dossiers de Téléchargement :

Mais si vous savez, celui où vous avez téléchargé tout et n’importe quoi, dont pas mal de choses que vous avez oubliées depuis longtemps.

Chaque personne gère ça de manière différente, mais j’aimerais vous proposer une approche de “rangement” un peu spéciale.

Vous êtes prêts ?

N’y touchez pas ! Ou du moins, n’essayez pas de le ranger.

Après tout, il porte très bien son nom. C’est là que vous allez trouver tout ce que vous avez téléchargé depuis internet. Pratique, non ?

Ne ranger que ce qui est vraiment utile et indispensable dans l’un de vos processus.

Comme par exemple un document à conserver reçu par email : une facture, un document officiel de votre client, un contrat… Rangez-le aussitôt dans le dossier correspondant de votre système de classement.

Une fois tous les 3 mois, supprimer les fichiers le plus anciens qui ne vous sont plus utiles. Cela libérera de l’espace disque en plus de faciliter la recherche dans le dossier.

La méthode de classement des documents: Desktop Zero

La méthode du Desktop zéro fonctionne comme la fameuse « Inbox zéro » (boîte de réception mail vide)

Sentez-vous organisé et gardez le contrôle.

  1. Créez un dossier sur votre bureau nommé «Archive du bureau».
  2. Déplacez tout ce qui se trouve sur votre bureau virtuel dans le dossier « Archive du bureau ».
  3. Au cours des trois prochains jours, vous constaterez probablement que vous avez besoin de certains logiciels dont le raccourci se trouve dans le dossier. Lorsque vous les utilisez, replacer le raccourci sur votre bureau.
  4. Au bout de cinq jours, organisez ce qui reste du dossier « Archive du bureau» dans les dossier de votre arborescence de classement.

Répétez la procédure à chaque fois que votre bureau commence à paraître trop encombré pour plus de confort.

Le NAS, CLOUD,… Des outils bien pratique pour s’assurer de ne rien perdre :

Un mot pour vous parler des applications de sauvegarde en ligne comme Google Drive, Dropbox ou encore OneDrive mais aussi physique comme un NAS que je vous recommande chaudement.

Les applications citées offrent tous une petite capacité de stockage gratuite. Et les tarifs pour passer aux versions payantes sont très abordables.  Entre 5 et 10 euros par mois pour 1 à 2 To d’espace de stockage dans le cloud. Mais l’aspect sécurité est souvent remis en question. Pour certain, cet aspect n’a pas d’importance… Si pour votre projet cela en a, rien de tel que l’investissement dans un NAS.

Avec ça, vous avez de quoi tenir.

Vous pouvez bien sûr organiser vos fichiers comme vous le faites sur votre ordinateur.

La différence ? Vos documents sont disponibles où que vous soyez. Vous pouvez y accéder sur votre ordinateur, mais aussi sur une tablette ou votre mobile avec l’application web sécurisée.

Si votre ordinateur vient à vous lacher, vos documents sont sauvegardés. De quoi dormir tranquille.

Encore des questions pour optimiser votre classement ?