#article 15: Engager du personnel les documents administratifs, le recrutement et les aides

Vous avez créé votre entreprise, votre business plan est bien défini, vous avez trouvé vos différentes sources de financement et fonctionnez avec vos premiers clients.
Mais voilà que la surcharge se fait sentir et qu’il est temps d’engager pour s’agrandir ou déléguer, …

Les démarches administratives légales pour embaucher en Wallonie :

Par où commencer ? Un fait certain, si vous ne travaillez pas encore avec un secrétariat social, il est temps d’en choisir un.

Les secrétariats sociaux sont des organismes reconnus et contrôlés par les pouvoirs publics. Ils agissent notamment comme le mandataire de l’employeur auprès de l’ONSS.
L’affiliation à un secrétariat social n’est pas obligatoire. Vous pouvez décider d’y faire appel pour qu’il remplisse, à votre place, les formalités prescrites par la législation sociale en matière d’engagement et de gestion de personnel.

Telles que :

  • Vous identifier comme employeur auprès de l’ONSS
  • Faire une déclaration immédiate à l’emploi (DIMONA)
  • Faire une déclaration multifonctionnelle trimestrielle

Les démarche ci-dessus sont gratuite si effectuée personnellement. Cependant, même si l’affiliation à un secrétariat social est payante, vous y gagnerez en tranquillité.
De plus, votre secrétariat social sera à même de vous aider à calculer le coût d’un nouveau travailleur et de gérer les relevés mensuels, provision ONSS et précompte à la fin de chaque mois.
Ils mettent à disposition de leur membre une source de template / modèle de document divers tel que : règlement de travail, contrat, …

En plus des démarches auprès de l’ONSS (citée plus haut) et de l’affiliation éventuelle à un secrétariat social agréé, vous devrez encore satisfaire à diverses obligations, à savoir :

  • Vous affilier à une caisse d’allocations familiales ;
  • Souscrire une assurance contre les accidents du travail ;
  • Mettre en place des mesures en vue de respecter la législation sur le bien-être au travail ;
  • Respecter les conditions d’embauche des travailleurs…

Vous pouvez aussi penser aux intérimaires, très utiles pour répondre à des besoins occasionnels.
Notre petit conseil : Avant de contacter une agence, vérifiez avec votre comptable, si engager avec les aides à l’emploi n’est pas tout autant intéressant.

Avez-vous droit à des aides à l’emploi ?

OUI si vous engagez pour la première fois !
Jusqu’au 6ème travailleur, vous pouvez bénéficier pendant plusieurs trimestres d’une réduction ONSS!
N.B. : Si vous engagez votre premier travailleur avant le 31/12/2020, vous bénéficiez d’une exonération à vie des cotisations patronales de base.

Toutes les informations sur cette aide ainsi que les autres aides* disponibles sont à découvrir sur le portail du Forem : https://www.leforem.be/entreprises/aides-financieres-emploi.html7

Pensez aux stages,…
Un doute ? les conseillers du Forem répondent généralement à vos questions.
LE tout, pour l’avoir vécu au sein de l’équipe, est de bien formuler votre demande/question à la base et de demander confirmation du tout par écrit.

Les autres aides disponibles lors d’un engagement :

Si vous engagez un demandeur d’emploi ou un travailleur :

Si votre candidat est un jeune

Si votre candidat est un demandeur d’emploi de longue durée

Si vous engagez un travailleur âgé

Si vous engagez une personne porteuse d’un handicap

Aide pour développer votre activité/entreprise

Aides spécifiques aux secteurs :

N’ayez pas peur de demander la venue d’un conseiller au sein de votre entreprise pour vous assurer que ce dernier cerne toute l’envergure de votre demande.

Numéro de contact :0800 93 946 .

L’appel et le recrutement :

Pour ce point encore, un conseiller Forem peux vous aider à formaliser un appel et le diffuser sur son site.
Vous (ou votre assistant(e)) pouvez aussi rédiger votre appel et le diffuser sur le site du Forem ainsi que dupliquer cet appel sur d’autres plateformes de recrutement et réseaux sociaux telles que Linkedin, …

Vous pouvez encore publier un espace dans la presse locale ou innover !
Lors de la rédaction de cet article, j’ai découvert une entreprise qui a créé un spot vidéo pour annoncer qu’elle recrutait 😉
Cette entreprise par l’originalité de son appel a su mettre en avant ses valeurs et susciter l’envie d’en savoir plus aussi bien du côté du chercheur d’emploi mais aussi du côté consommateurs. Double pub grâce à un peu d’originalité.
Et pourquoi pas ?

En fonction du profil de votre entreprise et du poste pour lequel vous souhaitez recruter : entreprise à caractère technologique par exemple. Il est intéressant de faire appel à une agence / un(e) consultant(e) en recrutement, ils ont peut-être déjà la perle rare que vous recherchez dans leur portefeuille de candidats (= gain de temps).

L’engagement :

Après plusieurs entretiens, la perle rare trouvée, il est temps de respecter la procédure administrative d’engagement :

  • Faire signer le contrat de travail en 3 exemplaires (1 pour vous, 1 pour l’employé/ 1 pour le secrétariat social ou agence, …)
    • Procéder à la déclaration DIMONA, au plus tard 5 min. avant le commencement du nouveau collaborateur.

Payez à temps votre nouveau collaborateur 😉
Rappel surement superflu mais vous n’êtes pas à l’abri d’oublier les premiers mois d’effectuer la déclaration de son temps de travail, … pour le calcul mensuel. Sachez que dans ce cas, vous risquez des amendes de l’ONSS.
Là encore votre assistant(e) peut s’en occuper pour vous.

« Soyez honnête et en adéquation avec vos valeurs tout au long de la procédure – vous y gagnerez en tous points. »

L’étape du recrutement est aussi essentielle pour savoir comment motiver ses salariés.  En effet, être honnête sur l’entreprise permettra au candidat de ne pas être surpris lors de son arrivée. De plus, si nous sommes honnêtes nous aurons plus de chance que le candidat le soit aussi.

Respecter le candidat et mettre en place une relation +/+ dès les entretiens permettra de poser de bonnes bases en vue d’une collaboration future.

Enfin, si nous impliquons nos collaborateurs actuels dans le processus de recrutement d’un nouveau collègue, il y a de plus fortes raisons que le choix du candidat soit meilleur et donc préserve la motivation de tous.

Découvrez comment garder motivés vos nouveaux collaborateurs dans l’article 16…